La sécurisation des documents électroniques concerne la plupart des entreprises. Elle devrait être abordée avec sérieux, afin d’éviter tout risque de fraude, de vol des données et de limiter l’altération des documents qui ont de valeur probante. Aujourd’hui, de nombreux prestataires de services du numérique proposent des outils pointus dans le but de protéger l’intégrité des documents électroniques.
Comment protéger vos documents électroniques ?
L’e-signature, l’horodatage et l’archivage électronique font partie des meilleures solutions, pour sécuriser vos documents numériques. Très difficile à falsifier, la signature électronique offre un niveau de sécurité plus haut qu’une signature manuscrite. Elle est souvent accompagnée de copies de contrat, de documents signés et de certificat numérique composé de courriel électronique. Il est donc facile de vérifier l’authenticité de l’émetteur des documents électroniques. Ce moyen permet d’établir des relations de confiance avec chaque destinataire. L’horodatage certifié assure également l’intégrité des e-documents. C’est un dispositif qui associe l’heure et la date précise d’une donnée informatique, d’une information ou d’un événement. Il suit un protocole fiable et sûr. L’horodatage représente un sceau qui atteste la création d’une pièce en la garantissant automatiquement. Et celle-ci n’a pas subi aucune modification à partir de la date indiquée. Cet outil se figure en effet parmi les opérations qui répondent aux exigences de réglementation eIDAS tout comme la signature électronique. L’horodatage électronique peut délivrer une meilleure fiabilité au travers du marquage temporel. On considère son apposition comme un gage de confiance utilisant des méthodes conformes aux standards qui respecte un cadre juridique particulier. La validité de la copie d’un fichier équivaut au cachet postal. L’archivage électronique permet aux entreprises de bénéficier des propriétés d’intégrité et d’immutabilité de la blockchain. C’est une solution privilégiée pour sécuriser leurs documents électroniques. Pour plus d'informations sur la protection de documents électroniques, consultez ce site universign.com.
Quels sont les types de documents à protéger ?
Tout support qui contient des données personnelles susceptibles de mettre en péril la pérennité et d’usurper l’identité d’une société est un document confidentiel. L’e-mail professionnel, le numéro de sécurité sociale ou numéro de compte, votre adresse sont parmi les informations critiques. Une entreprise gère au quotidien de nombreux documents sensibles. De ce fait, la liste de ces documents confidentiels varie en fonction de la taille de l’organisation ou de l’entreprise concernée. Un document jugé confidentiel est une pièce justificative qui permet de protéger l’intégrité des e-documents d’une entreprise. Les documents sensibles sont généralement des documents de direction, de Ressources Humaines, comptable, de Recherche et Développement, de Vente et Marketing ainsi que des documents concernant les fournisseurs et partenaires. À part la gestion d’identité et notamment sur les privilèges d’accès, sécuriser les données partagées devient cruciale. L’une des meilleures solutions pour cette sécurisation est de recourir à l’utilisation de la signature électronique.
Quelle est l’importance de bien protéger les documents électroniques ?
Pour un grand nombre d’entreprises, protéger les documents est une question essentielle. Si les documents manuscrits peuvent être sous scellés, c’est aussi le cas pour les documents électroniques. Gérer un fichier numérique et le sécuriser sont un sujet complexe pour une entreprise, d’autant plus qu’une grande majorité de grandes firmes est concernée. De plus, la pandémie de la Covid accélère le recours au numérique. Ce dernier permet de temps précieux pendant les suivis de toute procédure administrative. Toutefois, les risques de vol, de piratage de données et de fraude ne s’arrêtent pas de s’accroître. De ce fait, chaque entreprise devrait se prémunir des cyber-attaques. Fort heureusement, si ces attaques se perfectionnent, les outils pour protéger l’intégrité des documents le sont encore plus. Opter pour l’outil de signature et d’autres systèmes pour sécuriser vos documents s’avère une décision hautement stratégique. En se pourvoyant des bons outils, une entreprise légitime et crédibilise ses positions auprès de ses collaborateurs et ses partenaires commerciaux.
Pourquoi utiliser des outils de signature électronique pour la protection de l’intégrité de documents ?
Quel que soit le formulaire ou document électronique à émarger, une signature électronique est un outil fiable qui permet de valider un accord. Avec la signature, signer un document quelconque ou un contrat devient plus facile. Vous n’avez plus à effectuer des envois postaux ou d’entreprendre des démarches laborieuses. Elle vous propose une large réduction de coûts et une sécurité renforcée. Ainsi, l’utilisation d’un outil de signature électronique permettra de gagner du temps dans le traitement de documents. Vous pouvez joindre l’e-signature à une proposition ou un contrat par mail, et en quelques secondes, elle peut être retournée. Elle permet également à l’entreprise d’alléger les charges de travail effectuées par les employés. De plus, elle offre une diminution de risques dans la falsification, la perte ou l’endommagement de documents. Son utilisation est pratique et simple d’accès tant pour les destinataires que pour les expéditeurs. Avec cet outil, la clientèle aura accès en temps réel les documents et pourrait signer à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Grâce à ce type de signature, vous pourriez suivre le statut des documents expédiés à tout moment. En quelques clics, vous saurez instantanément s’ils sont complétés, approuvés et signés. Tout échange de documents professionnels doit répondre aux règles de conformité. Afin d’éviter les poursuites judiciaires et d’amendes, il est nécessaire de s’assurer que vos documents demeurent authentiques et intacts.